Zgodnie z definicją wynikająca z art. 104 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) regulamin pracy jest to akt wewnątrzzakładowy określający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników.
Sam regulamin pracy do współczesnego kształtu przeszedł długą ewolucję. Od aktu obejmującego tylko pewne grupy zawodowe (dekrety z 1928 r. regulujące umowę o pracę robotników i umowę o pracę pracowników umysłowych), po powojenne regulacje uchwalane przez załogę przedsiębiorstwa wraz ze związkami zawodowymi, występujące jako np. rady zakładowe, rady robotnicze czy konferencję samorządu robotniczego, aż do obecnego uczestnictwa w jego uzgadnianiu, który przypadł wyłącznie związkom zawodowym. Z kolei w literaturze prawa pracy podkreślano, że wprowadzeniu w życie regulaminu pracy powinna przyświecać idea nadania mu charakteru „konstytucji zakładowej” (W. Szubert), aktu dwustronnego, uchwalanego przez przedstawicieli załogi zakładu pracy.
Sformułowanie użyte przez ustawodawcę („organizacja i porządek pracy w procesie pracy”) powoduje, że reguluje on w zasadzie każdy aspekt organizacji i porządku pracy w zakładzie pracy, zarówno ten o charakterze bezpośrednim, jak i pośrednim. Jednak co istotne przepis art. 104 k.p. nie daje podstaw do formowania nowych obowiązków po stronie pracodawcy, jak i pracownika oprócz tych, które określone są w samym Kodeksie pracy. Regulamin może tę materię wyłącznie konkretyzować, doprecyzowując przedmiot świadczenia stron. Podkreślić należy, że regulamin może oprócz elementów obligatoryjnych zawierać również elementy dodatkowe, które zapewnić mogą prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jednak aby postanowienia regulaminu pracy miały charakter normatywny (tworzący prawa i obowiązki stron stosunku pracy) musza one mieścić się w określonym przez ustawę zakresie przedmiotowym.
W art. 104 § 11 k.p. przewidziany został obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Wprowadzenie regulaminu pracy jest dobrowolne dla pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników – art. 104 § 2 k.p. W przypadku jednak pracodawców zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, na wniosek zakładowej organizacji związkowej pracodawca ma obowiązek wprowadzić w zakładzie regulamin pracy – art. 104 § 3 k.p. Ustawodawca we wszystkich powyższych przypadkach przewidział jednak zastrzeżenie, zgodnie z którym pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu, jeżeli w zakresie odpowiadającym jego treści obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Stąd też w każdym przypadku, gdy pracodawca zatrudnia przejściowo, choćby na krótki okres czasu co najmniej 50 pracowników, po jego stronie powstaje obowiązek wydania regulaminu pracy. W sytuacji gdy zatrudnienie zmniejszy się poniżej 50 pracowników, regulamin pracy obowiązuje nadal. Zwrócić uwagę należy, że zarówno we wskazanym powyżej art. 104 § 3 k.p., jak i art. 1042 k.p. aktywna rola w procesie uzgadniania regulaminu przewidziana jest jedynie dla działającej w zakładzie pracy zakładowej organizacji związkowej. Pracodawca zarówno w przypadku złożenia wniosku przez organizację związkową w trybie art. 104 § 3 k.p., jak i generalnie w sytuacji funkcjonowania związku zawodowego w przedsiębiorstwie powinien bez zbędnej zwłoki zainicjować działania zmierzające do uzgodnienia treści regulaminu zgodnie z art. 1042 k.p., a zatem w pierwszej kolejności uzgodnić ze stroną związkową termin na dokonanie uzgodnień regulaminu.
Wskazówką może tu być brzmienie art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych (dalej: u.z.z.). Podobnie procedura wprowadzenia regulaminu zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych w zakładach pracy chronionej (rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych), przewiduje 30-dniowy termin na dokonanie przez strony uzgodnień regulaminu.
