Staż pracy jest instytucją prawa pracy, wpływającą na każdy z etapów zatrudnienia – począwszy od zawierania umowy o pracę (w kontekście nabytych wcześniej uprawnień), przez pozostawanie w stosunku pracy (staż pracy wpływa m.in. na długość urlopu wypoczynkowego), aż do jego rozwiązania (wpływa m.in. na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy). Ponadto wpływa on na świadczenia np. urlopowe czy prawo do nagrody jubileuszowej. Prawidłowe ustalenie stażu pracy jest istotne z punktu widzenia pracownika, stąd też po jego stronie leży prawidłowe wykazanie wszystkich okresów zatrudnienia, w tym u pracodawców zagranicznych. Rozwój gospodarczy państwa sprawia, że obywatele polscy nie tylko emigrują za pracą, ale często powracają z emigracji do ojczystego kraju. Przy założeniu zamiaru skorzystania z pewnych uprawnień pracowniczych w Polsce, konieczne jest zatem wcześniejsze zebranie odpowiednich dokumentów, które po powrocie pozwolą na wykazanie okresów pracy za granicą, a tym samym zaliczeniu ich do stażu pracy. Kolejność postępowania w omawianej sprawie jest w uproszczeniu następująca: przed podjęciem zatrudnienia lub w jego trakcie, zgromadzoną dokumentację pracownik tłumaczy na język polski, przedstawia pracodawcy i oczekuje pozytywnego finału sprawy. Pozornie procedura wydaje się więc łatwa. Niestety, w praktyce nie zawsze jest to tak oczywiste i jednoznaczne, o czym świadczą kierowane do Okręgowego Inspektoratu Pracy w Olsztynie pytania prawne dotyczące tej materii.
Takie sformułowanie oznacza, że do uprawnień pracowniczych podlegają zaliczeniu wszystkie – poparte odpowiednimi dokumentami – okresy zatrudnienia za granicą u pracodawcy zagranicznego, niezależnie od kraju, w którym miały miejsce oraz bez względu na obywatelstwo pracownika. Ustawodawca nie wprowadza w u.p.z. żadnych ograniczeń terytorialnych, stąd też bez znaczenia jest czy praca odbywała się w państwie należącym (jak i nienależącym) do UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (dalej: EOG), ani czy pracownik posiada obywatelstwo któregoś z tych krajów. Przepis powyższy nie uzależnia więc uznania stażu pracy wyłącznie wobec pracowników posiadających obywatelstwo jednego z krajów UE, ale odnosi się również do pozostałych pracowników, spoza Wspólnoty. Podobnie w doktrynie przyjmuje się, że obecnie każdy okres zatrudnienia pracowniczego podlega takiemu zaliczeniu, niezależnie od tego, czy w okresie tego zatrudnienia były odprowadzane jakiekolwiek składki na polskie fundusze publiczne. Podkreśla się przy tym, że ze sformułowania użytego w art. 86 u.p.z. wynika, że osoba zatrudniona za granicą musi wykonywać osobiście pracę na podstawie stosunku pracy (indywidualnego stosunku pracy w rozumieniu przepisów wspólnotowych) w rozumieniu prawa kraju, w którym ta praca jest wykonywana. Jedynym warunkiem jest udokumentowanie posiadanego stażu pracy. Przywołany przepis, podobnie jak i polskie prawo pracy w ogóle nie określa rodzaju dokumentu, na podstawie którego należy udokumentować okres zatrudnienia. Przyjąć należy, że pojęcie „udokumentowania” zagranicznych okresów zatrudnienia trzeba rozumieć szeroko, stosując wykładnię językową i celowościową tego sformułowania. Ustawodawca posłużył się pojemnym pojęciem "udokumentowania okresów zatrudnienia", co powoduje, że katalog dowodów, które mogą stanowić o wykonywaniu pracy za granicą jest obszerny. Wykładnia językowa mogąca służyć pomocą przy analizie ww. sformułowania, będąca najważniejszym rodzajem wykładni prawniczej (w doktrynie podkreśla się, że ma ona pierwszeństwo przed wykładnią systemową i funkcjonalną, które pełnią rolę pomocniczą-subsydiarną), również prowadzi do podobnych konkluzji. Polega na ustaleniu znaczenia słów, wyrażeń i zwrotów użytych w tekście przepisu prawnego, a w szczególności dotyczy to tych, które są nieostre lub posiadają wieloznaczne zastosowanie. W orzecznictwie podkreśla się zresztą, że to właśnie język, a nie inne media są podstawowym środkiem komunikacji prawodawcy z adresatami jego norm. Stąd też przy próbie wyjaśnienia tego sformułowania za pomocą wykładni językowej, pomocniczo można byłoby skorzystać z synonimów pojęcia „udokumentowanie.” Internetowy słownik synonimów wymienia wśród nich m.in. dowód, objaśnienie, potwierdzenie, wyjaśnienie, uargumentowanie czy uprawdopodobnienie. Jak wynika z przytoczonych powyżej znaczeń pojęcia „udokumentowanie” ma szerokie znaczenie. Podobnie stosując pomocniczo wykładnię celowościową, należałoby w tym miejscu przypomnieć wyrok Sądu Najwyższego, w którym zaakcentowano konieczność brania pod uwagę ratio legis ustawy (a więc jej cel i sens), w szczególności przy dokonywaniu wykładni celowościowej normy art. 86 u.p.z.
W praktyce jedynym zastrzeżeniem sformułowanym wprost przez ustawodawcę jest, że dowód poświadczający zagraniczne okresy zatrudnienia musi przybierać formę „dokumentu.” Powoduje to, że pojęcie „dokumentu” należy z kolei interpretować w ścisłym związku z definicją zawartą w art. 773 k.c. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej: k.c.) w związku z art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z nią dokumentem jest nośnik informacji, umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Pojęcie „dokumentu” należy więc rozumieć szeroko, co znajduje zresztą odzwierciedlenie w orzecznictwie sądowym, wskazującym, że:
W innym orzeczeniu Sąd Apelacyjny zauważył, że:
Podobnie sądy administracyjne szeroko interpretują pojęcie „udokumentowania”, wskazując że:
Z kolei zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracownik może udokumentować zagraniczne okresy zatrudnienia wszelkimi dokumentami, które co najmniej uprawdopodobniają fakt zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego, przedstawiając, jak wskazano powyżej np. umowę o pracę, zaświadczenie wystawione przez pracodawcę, odcinki wypłat wynagrodzenia czy zaświadczenia dotyczące podlegania ubezpieczeniu społecznemu. Możliwość uprawdopodobnienia, a nie udowodnienia jest sytuacją niewątpliwie korzystną dla pracownika, gdyż w tej sytuacji wymagane jest, aby przedstawiane przez niego fakty były na tyle prawdopodobne, żeby mogły zostać uznane przez pracodawcę za wiarygodne. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego uprawdopodobnienie może nastąpić w każdy możliwy sposób (nie może opierać się wyłącznie na twierdzeniach), a konieczne jest co najmniej należyte uzasadnienie tych twierdzeń.
